Análisis diseño y proceso de sistemas de información (página 2)

Todos estos elementos interactúan entre sí
para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y
automáticos) dando lugar
a información más elaborada y
distribuyéndola de la manera más adecuada posible
en una determinada organización en función de sus
objetivos.

Un Subsistema no es más que un sistema
dentro de un sistema. Esto implica que los sistemas existen en
más de un nivel.

Tipos y usos de
los sistemas de información

Se puede decir que los Sistemas de Información
cumplen tres objetivos básicos dentro de las
organizaciones:

• 1. Automatización de procesos
  operativos.

• 2. Proporcionar información que sirva de
  apoyo al proceso de toma de decisiones.

• 3. Lograr ventajas competitivas a través
  de su implantación y uso.

Sin embargo, no se puede hablar sobre los "tipos" de
Sistemas de Información Genérico o Estándar
ya que su clasificación se basa en función del tipo
de usuario final y del uso que se le dé.

Entonces, los Sistemas de Información que logran
la automatización de procesos operativos dentro de una
organización, son llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su función primordial consiste
en procesar transacciones tales como pagos, cobros,
pólizas, entradas, salidas, etc.

Por otra parte, los Sistemas de Información que
apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de
Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de
Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma
de Decisiones y Sistema de Información para
Ejecutivos.

El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u
objetivos que cumplen, es el de los Sistemas
Estratégicos, los cuales se desarrollan en las
organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a
través del uso de la tecnología de
información.

También existe otro, conocido como Sistema
Experto, es llamado así porque emula el comportamiento
de un experto en un dominio concreto y en ocasiones son usados
por éstos. Con los sistemas expertos se busca una mejor
calidad y rapidez en las respuestas dando así lugar a una
mejora de la productividad del experto.

Analista de
Sistemas

Un Analista de Sistemas, en la disciplina de la
ingeniería del software, es aquel individuo responsable de
investigar, planear, coordinar y recomendar opciones de software
y sistemas para cumplir los requerimientos de una empresa de
negocios.

Debido a la importancia de su trabajo, el Analista de
Sistemas debe adquirir habilidades analíticas,
técnica, gerencial, interpersonal, para la eficiencia al
analizar, interpretar y resolver problemas; siendo consciente de
las limitaciones de las tecnologías de Información,
a su vez administrar recursos, riesgos, proyectos, y efectuar
cambios que considere pertinentes para luego
comunicarlos.

También es una categoría profesional de
rango superior a la de programador y a la de diseñador,
generalmente ejercida por titulados superiores en
Ingeniería Informática.

Ciclo de
Desarrollo de Sistemas de Información

Los sistemas de Información realizan un ciclo de
vida que se cumple en varias fases.

Fase I. Requerimientos.

Fase II. Análisis y Diseño.

Fase III. Construcción.

Fase IV. Pruebas.

Fase V. Producción y Mantenimiento.

Fase I. Requerimientos.

Esta fase es fundamental para que la estrategia
informática encaje dentro de las metas de la empresa, ya
que en ella se cumplen las funciones del modelaje del negocio y
planificación de sistemas; esto con el fin de proyectar
las estrategias del negocio y determinar de esta forma sus
requerimientos de información.

Aunque la fase de requerimientos puede aplicarse a todos
los procesos de la empresa, o a un área en
específico, suele ser mas practico analizar área
por área del negocio.

Durante esta fase se desarrolla un modelo del
área estudiada, donde se representa: Los procesos que se
llevan a cabo, la información utilizada por ellos y las
reglas políticas y prácticas de la empresa
relacionada con estos procesos.

Este modelo permite proyectar las estrategias, procesos
y flujos de datos de la empresa al igual que las interrelaciones
entre procesos y datos, con el fin de desarrollar un plan de
sistema de información capaz de guiar el desarrollo de un
sistema que permita dar soporte al área en estudio en el
cumplimiento de sus objetivos.

El Plan de Sistemas debe contener:

• Los sistemas que requiere el área del
  negocio, así como sus bases de datos y la
  información que intercambiaran o
  compartieran.

• Descripción detallada de cada sistema y
  aplicación incluyendo sus objetivos funcionales y sus
  bases de diseño.

• Todo hardware y software que serán utilizados
  para el funcionamiento requerido por el área de
  negocio (incluyendo las redes).

• Métodos de desarrollo para cada sistema como
  lo es adquisición de paquetes, nuevo desarrollo o
  actualizaciones.

• Esquema de los problemas actuales del área de
  negocio y de las posibles mejoras que se puedan realizar en
  cada sistema.

• Análisis de los beneficios que se espera
  derivar de los sistemas que conforman la
  arquitectura.

El plan de sistemas de información es uno de los
factores más importantes para el departamento de
informática o sistemas ya que constituye la guía
para emprender los proyectos que requiera el cliente, reclutar y
adiestrar al personal necesario y la adquisición e
instalación de hardware y software necesarios.

Además, el plan de sistemas es fundamental para
la constr5uccion y desarrollo de un ambiente de alta calidad y
productividad ya que:

La arquitectura de sistemas sobre la cual descansa el
plan para una determinada área de negocios define la forma
de cómo cada aplicación desarrollada será
destinada a dar soporte a objetivos claves y estratégicos
para esa específica área del negocio y, por ende, a
la empresa.

Se determinara una definición precisa de los
beneficios, alcances y objetivos de cada sistema, lo cual creara
soluciones que el negocio realmente necesite. Estos sistemas se
ajustaran a las estrategias definidas por la gerencia.

Cada proyecto tendrá una prioridad fijada por la
gerencia, lo que determinara el orden de
ejecución.

Cada aplicación desarrollada podrá ser
interrelacionada con otros sistemas.

Fase II. Análisis y
Diseño.

El objetivo de esta fase es desarrollar el diseño
arquitectónico de los sistemas, utilizando los
requerimientos obtenidos en la primera fase. En el diseño
arquitectónico se engloban dos componentes: los datos y
los procesos, los cuales serán analizados y
diseñados desde una perspectiva conceptual a una
física, dentro de las cuatros actividades que se
encuentran en esta fase.

Actividades dentro de la fase de
Análisis/Diseño:

• Analizar y Diseñar Proceso: Las operaciones
  del negocio y los requerimientos de funcionamiento definidos
  en la primera fase, se toman en cuenta con el
  propósito de determinar la forma en que debe funcionar
  el sistema.

• Analizar y Diseñar Los Datos: Con los
  requerimientos de información definidos en la fase I
  se debe organizar los distintos modelos de datos que nos
  ayuden a diseñar la base de datos que hagan falta para
  que el sistema funcione de acuerdo al modelo de
  funcionamiento.

• Diseñar y Organizar Los Componentes
  Físicos: Todo componente físico como
  (pantallas, base de datos) que hagan posible el
  funcionamiento del sistema de acuerdo al modelo de
  funcionamiento.

• Planificar El Desarrollo De Los Componentes
  Físicos: actividad en la cual planificamos la forma en
  que pueden ser construidos e implementados los componentes
  físicos de una forma rápida y
  productiva.

En esta fase de análisis / diseño puede
incluirse una sub.-fase de evaluación de paquetes. Esta se
pudiese realizar si en los requerimientos se estableció
adquirir un paquete de aplicaciones en lugar de completar un
diseño arquitectónico.

Fase III. Construcción.

Dentro de esta fase de construcción existen
actividades separadas en cinco sub.-fases:

• Desarrollo de Infraestructura

Durante esta fase se desarrollará y
organizará la infraestructura que permita cumplir las
tareas de construcción en la forma más productiva
posible.

• Adaptación de Paquetes

Ofrece una desventaja fundamental: el personal de la
instalación no conoce los componentes del paquete con la
misma profundidad con que conoce los componentes desarrollados
por ellos mismos. Uno de los objetivos centrales de esta sub-fase
es conocer al máximo detalle posible el funcionamiento del
paquete, este asegurará que el paquete será
utilizado con el máximo provecho, tanto desde el punto de
vista del negocio, como de la utilización de recursos.
Cada componente del paquete será revisado en forma
exhaustiva por el equipo Analista–Usuario, con el fin de
conocer y comprender todos los aspectos del paquete.

• Desarrollo de Unidades de Diseño
Interactivas

Las unidades de diseño interactivas, son
procedimientos que se cumple o se ejecutan a través de un
dialogo usuario – sistema.

Las actividades de esta sub-fase tienen como
objetivo central:

• 1. Especificar en detalle las tareas que debe
  cumplir la unidad de diseño

• 2. Desarrollar componentes.

• 3. Realizar las pruebas unitarias y las pruebas
  de integración a nivel de la unidad de
  diseño.

• Desarrollo de Unidades de Diseño
Batch

Las unidades de diseño Batch, son aquellos
procedimientos que se cumplen en forma automatizada, pero en la
que no se entabla un dialogo entre usuario y el analista, sino
que involucra grupos de transacciones que se alimentan al
computador de una sola vez. Su objetivo central es igual a la
fase de desarrollo de unidades de diseño interactivas. En
esta sub.-fase se preparan especificaciones hechas utilizando una
combinación de técnicas como flujo gramas,
diagramas de estructuras, tablas de decisiones etc. Cualquiera
que se utilice será útil para que la
especificación sea clara y se logre el propósito de
que el programador comprenda y pueda programar y probar los
programas correspondientes.

• Desarrollo de Unidades de Diseño
Manuales

Esta sub-fase incluyen las tareas que se ejecutan en
forma manual que se incluyen dentro de los procedimientos
administrativos. Las actividades de esta sub-fase tienen como
objetivo central desarrollar todos los procedimientos
administrativos que rodearán y gobernarán la
utilización de los componentes computarizados
desarrollados en la fase de diseño detallado y
construcción.

Fase IV. Pruebas.

Esta fase, da inicio luego de que las diferentes
unidades de diseño han sido desarrolladas y probadas por
separado. Durante su desarrollo, el sistema se emplea de forma
experimental para asegurar que el software no falle, es decir que
funcione de acuerdo a sus especificaciones y a la manera que los
usuarios esperan que lo haga, y de esta forma poder detectar
cualquier anomalía, antes de que el sistema sea puesto en
marcha y se dependa de él. Para evaluar el
desenvolvimiento del sistema, en esta fase se llevan a cabo
varios niveles de prueba:

• Funcional: Prueba desde el punto de vista
  de los requerimientos funcionales.

• De Sistema: Prueba desde el punto de vista
  de los niveles de calidad del sistema y de
  desempeño.

• De Integración: Prueba de
  interfaces.

• De Aceptación Técnica: Prueba
  de manejo de condiciones extremas.

Si el Sistema cumple de forma satisfactoria con estos
niveles mencionados anteriormente, se procede a realizar la carga
de los archivos, base de datos y tablas del nuevo sistema, para
de esta forma dar inicio al proceso de aceptación final,
durante el cual, el sistema comenzará a funcionar bajo la
responsabilidad del departamento de operaciones y del usuario,
por un lapso determinado de tiempo llamado Periodo de
Aceptación.

Finalizado el Periodo de Aceptación, se le
dará al sistema la aprobación final, para que pase
a ser el sistema oficial.

Fase V. Producción y
Mantenimiento.

Una vez que un sistema pasa a formar parte de la vida
diaria de la empresa, cada programa, cada procedimiento y cada
estructura de datos se convierte en una pieza del negocio que,
como tal, deberá funcionar en forma constante, exacta y
confiable. L a operación del negocio ahora
dependerá del funcionamiento del sistema, por lo que las
tareas de mantenimiento cobran vital importancia.

Durante la fase de mantenimiento, se ponen en
práctica todas las políticas y los procedimientos
destinados a garantizar la operación continúa de
los de los sistemas y a asegurar su uso efectivo, con el fin, de
que éstos se constituyan en una verdadera herramienta de
apoyo al logro de los objetivos estratégicos de la
empresa.

Producción

Finalmente, en la etapa de producción se asegura
que el sistema funcione correctamente en la mayoría de los
casos, y con intervención mínima de los
administradores del sistema. Para esto se realizan nuevas
pruebas, se reevalúan los resultados y se hacen
refinamientos del sistema, los cambios necesarios deberán
ser introducidos sin afectar a los usuarios, y deberá
conseguirse la máxima confianza de los usuarios. El
resultado de esta etapa un sistema listo para su
operación.

Mantenimiento

Luego que el nuevo sistema ha estado operando, el
auditor de sistemas independiente de las otras fases de la vida
del sistema, revisará lo siguiente: Determinar si el
programa ha logrado los requerimientos de los objetivos, se debe
prestar especial atención a la utilización y la
satisfacción de los usuarios finales, ellos
constituirán un indicador excelente. Verificar que se
miden, analizan e informan adecuadamente a la gerencia los
beneficios identificados con el estudio de factibilidad. Revisar
las solicitudes de cambios a los programas que se han realizado,
para evaluar el tipo de cambios que se exigen al sistema, el tipo
de cambios puede indicar problemas de diseño,
programación o interpretación de los requerimientos
de usuario.

Sistema de control; es aquel que estudia la
conducta del sistema de Información con el fin de
regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de
sus características es que sus elementos deben ser lo
suficientemente sensitivos y rápidos como para satisfacer
los requisitos para cada función de control.

Método de
control

Es una alternativa para reducir la cantidad de
información recibida por quienes toman decisiones, sin
dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas
básicas de implementar el método de control
son:

• 1. Reporte de Variación: esta forma de
  variación requiere que los datos que representan los
  hechos reales sean comparados con otros que representan los
  hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La
  variación se controla luego con el valor de control,
  para determinar si el hecho se debe o no informar. El
  resultado del procedimiento, es que únicamente se
  informa a quién toma las decisiones acerca de los
  eventos o actividades que se apartan de modo significativo
  para que tomen las medidas necesarias.

• 2. Decisiones Programadas: otra
  aplicación de sistema de control implica el desarrollo
  y la implantación de decisiones programadas. Una parte
  apreciable de las decisiones de carácter
  técnico y una parte pequeña de decisiones de
  carácter tácticas abarcan decisiones
  repetitivas y rutinarias. Diseñando el sistema de
  manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista
  proporciona a los administradores más tiempo para
  dedicarse a otras decisiones menos estructuradas.

• 3. Notificación Automática: en
  este caso, el sistema como tal no toma decisiones pero como
  vigila el flujo general de información, puede
  proporcionar datos cuando sea preciso y en el momento
  determinado. Las notificaciones automáticas se hacen
  en algunos criterios predeterminados, pero solo quienes toman
  las decisiones deben decir si es necesario o no emprender
  alguna acción.

Sistemas de
Información en la Administración

La Información se mueve ahora a velocidades
asombrosas. El conocimiento, que no es más que
información útil adecuadamente procesado y
asimilado, se transforma en el activo más importante de
las empresas, desde la pequeña oficina hasta la
corporación transnacional.

Los gerentes necesitan involucrarse continuamente en las
decisiones de telecomunicaciones, ya que muchos procesos
importantes de negocios se basan en telecomunicaciones y redes.
La administración debe identificar las oportunidades de
negocios para seleccionar la plataforma de telecomunicaciones de
la empresa.

Las organizaciones cuentan con conocimiento y
experiencias colectivos adquiridos al paso de los años,
este conocimiento organizacional se puede capturar y almacenar
utilizando una base de datos para su recuperación
posterior cuando la organización enfrente casos similares.
Con un sistema que busque los casos almacenados cuyas
características coincidan con las del nuevo caso,
encuentra el más aproximado, y aplica las soluciones del
caso antiguo al nuevo caso. Las soluciones exitosas se adjuntan
al nuevo caso y se guardan los dos juntos con los demás
casos de la base de datos junto con las conclusiones o
explicaciones que amerite. Así mismo las conclusiones que
no funcionaron deben adjuntarse con sus respectivas
explicaciones.

Para el área de administración un sistema
puede ser definido como un MODELO DE ORDENAMIENTO que se aplica a
una determinada organización, la cual opera en un entorno
cambiante.

Los sistemas de información se pueden construir
con los paquetes de software de aplicaciones. Hay muchas
aplicaciones comunes para todas las organizaciones comerciales
(como ejemplo: nomina, control de inventarios, etc.). Para dichas
funciones universales con procesos estandarizados que no cambian
mucho con el tiempo, un sistema generalizado cumplirá los
requerimientos de muchas organizaciones.

Si un paquete de software de aplicaciones puede cumplir
con la mayoría de los requerimientos de una
organización, la compañía no tiene que
escribir su propio software y, ahorrar dinero y tiempo usando
programas de software ya escritos, diseñados y probados;
aprovechando además que los fabricantes de los paquetes de
programas proporcionan gran parte del mantenimiento continuo y
soporte técnico para el sistema, incluyendo las mejoras
para mantener el sistema actualizado con los desarrollos
técnicos y de negocios.

Si una organización tiene requerimientos
únicos que el paquete no satisface, muchos de estos
incluyen capacidades de personalización; que le permite
modificar ciertas opciones sin destruir la integridad del
software.

Hay herramientas de software específicas para
apoyar reuniones de grupo o toma de decisiones a través de
resultados estadísticos, como cuestionarios
electrónicos, herramientas para votar o establecer
prioridades, de análisis e identificación de
participantes, preferencias, constitución de
políticas, etc.

Es importante el rol de los sistemas de
información como apoyo a los ejecutivos de las empresas;
ya que pueden reunir datos de todas las partes de la
organización y permitir que los gerentes los seleccionen,
tengan acceso a ellos y los puedan ajustar conforme sea necesario
mediante herramientas analíticas de escritorio y
despliegue de datos en línea fáciles de usar, el
uso de los sistemas ha emigrado a varios niveles organizacionales
inferiores con el propósito de que también los
subordinados puedan observar los mismos datos de la misma manera;
y sin el exceso de datos tan común en los informes
impresos porque los datos pueden filtrarse o verse en formato
grafico. Es ir de los datos resumidos a los datos de
detalles.

Medidas de
Protección de Información

Todas las empresas, independientemente de su
tamaño, organización y volumen de negocio, son
conscientes de la importancia de tener implantadas una serie de
políticas de Seguridad tendentes a garantizar la
continuidad de su negocio en el caso de que se produzcan
incidencias, fallos, actuaciones malintencionadas por parte de
terceros, pérdidas accidentales o desastres que afecten a
los datos e informaciones que son almacenados y tratados, ya sea
a través de sistemas informáticos como en otro tipo
de soportes, como el papel.

La adopción de medidas técnicas y
organizativas tendentes a garantizar la seguridad de los datos de
carácter personal es una obligación básica
que debe ser cumplida por todas las empresas que traten,
almacenen y accedan a datos de carácter personal; medidas
que deberán adoptarse en función del nivel de los
datos almacenados/tratados, de la estructura y
organización de la Empresa y del estado de la
tecnología.

Posibles Delitos/Daños de la
Información

• Fraudes.

• Robo.

• Falsificación de la Información,
  sabotaje intencional (interno o externo).

• Venta de Información.

• Activación de Virus (intencional o
  accidental).

• Pérdida de información (intencional o
  accidental).

• Otras situaciones que pongan en riesgo la
  Información (desastres naturales, etc.).

Para proteger la información deberán
tomarse medidas de seguridad desde dos puntos de vista: Seguridad
Física y Seguridad Lógica.

• Seguridad Física: Consiste en
  la aplicación de barreras físicas y
  procedimientos de control, como medidas de prevención
  y contramedidas ante amenazas a los recursos e
  información confidencial. Se refiere a los
  controles y mecanismos de seguridad dentro y alrededor del
  Centro de Cómputo así como los medios de acceso
  remoto al y desde el mismo; implementados para proteger el
  hardware y medios de almacenamiento de datos.

Las principales amenazas que se prevén en la
seguridad física son:

• Desastres naturales, incendios accidentales
  tormentas e inundaciones.

• Amenazas ocasionadas por el hombre.

• Disturbios, sabotajes internos y externos
  deliberados.

Controles de Accesos
Físicos

El control de acceso no sólo requiere la
capacidad de identificación, sino también asociarla
a la apertura o cerramiento de puertas, permitir o negar acceso
basado en restricciones de tiempo, área o sector dentro de
una empresa o institución.

• Utilización de Guardias: El uso de
  credenciales de identificación es uno de los puntos
  más importantes del sistema de seguridad. Cualquier
  personal ajeno a la planta se le solicitará completar
  un formulario de datos personales, los motivos de la visita,
  hora de ingreso y de egreso, etc.

• Utilización de Detectores de Metales: La
  utilización de este tipo de detectores debe hacerse
  conocer a todo el personal. De este modo, actuará como
  elemento disuasivo.

• Verificación Automática de Firmas:
  Mientras es posible para un falsificador producir una buena
  copia visual o facsímil, es extremadamente
  difícil reproducir las dinámicas de una
  persona: por ejemplo la firma genuina con
  exactitud.

• Seguridad con Animales: Sirven para grandes
  extensiones de terreno, y además tienen órganos
  sensitivos mucho más sensibles que los de cualquier
  dispositivo y, generalmente, el costo de cuidado y
  mantenimiento se disminuye considerablemente utilizando este
  tipo de sistema.

• Protección Electrónica: como por
  ejemplo Circuitos Cerrados de Televisión, que
  Permiten el control de todo lo que sucede en la planta
  según lo captado por las cámaras
  estratégicamente colocadas.

• Seguridad Lógica: Consiste en la
  aplicación de barreras y procedimientos que resguarden
  el acceso a los datos y sólo se permita acceder a
  ellos a las personas autorizadas para hacerlo.

Existe un viejo dicho en la seguridad informática
que dicta que "todo lo que no está permitido debe estar
prohibido" y esto es lo que debe asegurar la Seguridad
Lógica.

Los objetivos que se plantean serán:

• Restringir el acceso a los programas y
  archivos.

• Asegurar que los operadores puedan trabajar sin una
  supervisión minuciosa y no puedan modificar los
  programas ni los archivos que no correspondan.

• Asegurar que se estén utilizados los datos,
  archivos y programas correctos en y por el procedimiento
  correcto.

• Que la información transmitida sea recibida
  sólo por el destinatario al cual ha sido enviada y no
  a otro.

• Que la información recibida sea la misma que
  ha sido transmitida.

• Que existan sistemas alternativos secundarios de
  transmisión entre diferentes puntos.

• Que se disponga de pasos alternativos de emergencia
  para la transmisión de información.

Controles de Acceso
Lógico

Estos controles pueden implementarse en el Sistema
Operativo, sobre los sistemas de aplicación, en bases de
datos, en un paquete específico de seguridad o en
cualquier otro utilitario. Constituyen una importante ayuda para
proteger al sistema operativo de la red, al sistema de
aplicación y demás software de la
utilización o modificaciones no autorizadas; para mantener
la integridad de la información (restringiendo la cantidad
de usuarios y procesos con acceso permitido) y para resguardar la
información confidencial de accesos no
autorizados.

• Identificación y
  Autentificación: Se
  denomina Identificación al momento en que el
  usuario se da a conocer en el sistema;
  y Autenticación a la verificación que
  realiza el sistema sobre esta
  identificación.

• Roles: El acceso a la información
  también puede controlarse a través de la
  función o rol del usuario que requiere dicho acceso.
  Algunos ejemplos de roles serían los siguientes:
  programador, líder de proyecto, gerente de un
  área usuaria, administrador del sistema, etc. En este
  caso los derechos de acceso pueden agruparse de acuerdo con
  el rol de los usuarios.

• Transacciones: También pueden
  implementarse controles a través de las transacciones,
  por ejemplo solicitando una clave al requerir el
  procesamiento de una transacción
  determinada.

• Limitaciones a los Servicios: Estos controles
  se refieren a las restricciones que dependen de
  parámetros propios de la utilización de la
  aplicación o preestablecidos por el administrador del
  sistema.

• Modalidad o Niveles de Acceso: Se refiere al
  modo de acceso que se permite al usuario sobre los recursos y
  a la información. Estos Niveles pueden ser:

• 1. Lectura: el usuario puede
  únicamente leer o visualizar la información
  pero no puede alterarla. Debe considerarse que la
  información puede ser copiada o impresa.

• 2. Escritura: este tipo de acceso permite
  agregar datos, modificar o borrar
  información.

• 3. Ejecución: este acceso otorga al
  usuario el privilegio de ejecutar programas.

• 4. Borrado: permite al usuario eliminar
  recursos del sistema (como programas, campos de datos o
  archivos). El borrado es considerado una forma de
  modificación.

• 5. Todas las anteriores.

• 6. Creación: permite al usuario
  crear nuevos archivos, registros o campos.

• 7. Búsqueda: permite listar los
  archivos de un directorio determinado.

• Ubicación y Horario: En cuanto a los
  horarios, este tipo de controles permite limitar el acceso de
  los usuarios a determinadas horas de día o a
  determinados días de la semana. De esta forma se
  mantiene un control más restringido de los usuarios y
  zonas de ingreso. Se debe mencionar que estos dos tipos de
  controles siempre deben ir acompañados de alguno de
  los controles anteriormente mencionados.

• Control de Acceso Interno (Claves de Acceso/
  Contraseñas): Se utilizan para realizar la
  autenticación del usuario y sirven para proteger los
  datos y aplicaciones. Los controles implementados a
  través de la utilización de palabras clave
  resultan de muy bajo costo. Sin embargo cuando el usuario se
  ve en la necesidad de utilizar varias palabras clave para
  acceder a diversos sistemas encuentra dificultoso recordarlas
  y probablemente las escriba o elija palabras
  fácilmente deducibles, con lo que se ve disminuida la
  utilidad de esta técnica.

Se podrá, por años, seguir creando
sistemas altamente seguros, pero en última instancia cada
uno de ellos se romperá por este eslabón: la
elección de passwords débiles.

• 1. Sincronización de
  passwords: consiste en permitir que un usuario acceda
  con la misma password a diferentes sistemas interrelacionados
  y, su actualización automática en todos ellos
  en caso de ser modificada. Podría pensarse que esta es
  una característica negativa para la seguridad de un
  sistema, ya que una vez descubierta la clave de un usuario,
  se podría tener acceso a los múltiples sistemas
  a los que tiene acceso dicho usuario. Sin embargo, estudios
  hechos muestran que las personas normalmente suelen manejar
  una sola password para todos los sitios a los que tengan
  acceso, y que si se los fuerza a elegir diferentes passwords
  tienden a guardarlas escritas para no olvidarlas, lo cual
  significa un riesgo aún mayor. Para implementar la
  sincronización de passwords entre sistemas es
  necesario que todos ellos tengan un alto nivel de
  seguridad.

• 2. Caducidad y control: este mecanismo
  controla cuándo pueden y/o deben cambiar sus passwords
  los usuarios. Se define el período mínimo que
  debe pasar para que los usuarios puedan cambiar sus
  passwords, y un período máximo que puede
  transcurrir para que éstas caduquen.

Control de Acceso Externo:

Dispositivos de Control de Puertos. Estos
dispositivos autorizan el acceso a un puerto determinado y pueden
estar físicamente separados o incluidos en otro
dispositivo de comunicaciones, como por ejemplo un
módem.

• Firewalls o Puertas de Seguridad. Permiten bloquear
  o filtrar el acceso entre dos redes, usualmente una privada y
  otra externa (por ejemplo Internet). Los firewalls permiten
  que los usuarios internos se conecten a la red exterior al
  mismo tiempo que previenen la intromisión de atacantes
  o virus a los sistemas de la organización. Este tema
  será abordado con posterioridad.

Acceso de Personal Contratado o
Consultores. Debido a que este tipo de personal en general presta
servicios temporarios, debe ponerse especial consideración
en la política y administración de sus perfiles de
acceso.

• Accesos Públicos. Para los sistemas de
  información consultados por el público en
  general, o los utilizados para distribuir o recibir
  información computarizada (mediante, por ejemplo, la
  distribución y recepción de formularios en
  soporte magnético, o la consulta y recepción de
  información a través del correo
  electrónico) deben tenerse en cuenta medidas
  especiales de seguridad, ya que se incrementa el riesgo y se
  dificulta su administración. Debe considerarse para
  estos casos de sistemas públicos, que un ataque
  externo o interno puede acarrear un impacto negativo en la
  imagen de la organización.

Administración del Personal y
Usuarios: (Organización del Personal). Este proceso lleva
generalmente cuatro pasos:

• 1. Definición de puestos: debe
  contemplarse la máxima separación de funciones
  posibles y el otorgamiento del mínimo permiso de
  acceso requerido por cada puesto para la ejecución de
  las tareas asignadas.

• 2. Determinación de la sensibilidad del
  puesto: para esto es necesario determinar si la
  función requiere permisos riesgosos que le permitan
  alterar procesos, perpetrar fraudes o visualizar
  información confidencial.

• 3. Elección de la persona para cada
  puesto: requiere considerar los requerimientos de experiencia
  y conocimientos técnicos necesarios para cada puesto.
  Asimismo, para los puestos definidos como críticos
  puede requerirse una verificación de los antecedentes
  personales

• 4. Entrenamiento inicial y continuo del
  empleado: cuando la persona seleccionada ingresa a la
  organización, además de sus responsabilidades
  individuales para la ejecución de las tares que se
  asignen, deben comunicárseles las políticas
  organizacionales, haciendo hincapié en la
  política de seguridad. El individuo debe conocer las
  disposiciones organizacionales, su responsabilidad en cuanto
  a la seguridad informática y lo que se espera de
  él.

Esta capacitación debe orientarse a incrementar
la conciencia de la necesidad de proteger los recursos
informáticos y a entrenar a los usuarios en la
utilización de los sistemas y equipos para que ellos
puedan llevar a cabo sus funciones en forma segura, minimizando
la ocurrencia de errores (principal riesgo relativo a la
tecnología informática).

Sólo cuando los usuarios están capacitados
y tienen una conciencia formada respecto de la seguridad pueden
asumir su responsabilidad individual. Para esto, el ejemplo de la
gerencia constituye la base fundamental para que el entrenamiento
sea efectivo: el personal debe sentir que la seguridad es un
elemento prioritario dentro de la organización.

Otras Medidas de Protección de
Información

RESPALDOS

Los respaldos o copias de seguridad tienen dos objetivos
principales:

• 1. Permitir la restauración de archivos
  individuales.

• 2. Permitir la restauración completa de
  sistemas de archivos completos.

El primer propósito es la base para las
peticiones típicas de restauraciones de archivos: un
usuario accidentalmente borra un archivo y le pide restaurarlo
desde el último respaldo. Las circunstancias exactas
pueden variar, pero este es el uso diario más común
de los respaldos

La segunda situación es la peor pesadilla de un
administrador de sistemas: por la situación que sea, el
administrador se queda observando un hardware que solía
ser una parte productiva del centro de datos. Ahora, no es
más que un pedazo de acero y silicón inútil.
Lo que está faltando en todo el software y los datos que
los usuarios habían reunido por años. Supuestamente
todo ha sido respaldado. La pregunta es:

¿Está seguro?

Y si lo ha sido ¿Lo puede
restaurar?

Problema
planteado en el Área de Administración aplicando
las Fases de Análisis y Diseño de
Sistemas

El Departamento de Recursos Humanos presenta dificultad
a la hora de localizar y seleccionar el personal que solicitan
otros departamentos de la empresa; ya que los archivos que
almacenan los documentos de los aspirantes disponibles para esos
cargos son extensos y algunos aún no han sido clasificados
debido al poco espacio físico. Por lo tanto es necesaria
la aplicación de un modelo de sistema de
información para mejorar el proceso de selección de
personal.

FASE I. REQUERIMIENTOS.

Los analistas trabajan con los empleados y
administradores deben de estudiar los procesos de la
empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas
clave:

¿Qué es lo que se hace?
¿Cómo se hace? ¿Con que frecuencia se
presenta? ¿Qué tan grande es el volumen de
transacciones o de decisiones? ¿Cuál es el grado de
eficiencia con el que se efectúan las tareas?
¿Existe algún problema? Si existe un problema,
¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa
que lo origina?

Es necesario comprender bien lo que se desea hacer y
cómo funciona. Por tanto se hace un diagnostico
basándose en un análisis de necesidades; comparando
lo que existe con lo que debería ser. Es entonces cuando
se pasa a la redacción de los objetivos. Conforme se va
reuniendo la información los analistas van identificando
los requerimientos y características que debe tener el
nuevo sistema, incluyendo la información que deben
producir los sistemas junto con características
operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de
respuesta y métodos de entrada y salida.

FASE II. ANÁLISIS Y DISEÑO.

El analista trabaja junto con
el programador para desarrollar cualquier sistema que
se necesite esto se hace apoyándose en el diseño de
sistemas.

Los programadores tienen un papel principal en esta
etapa ya que son los encargados de la codificación de los
módulos correspondientes, así como también
de la verificación del código para encontrar
errores y ser resueltos por ellos mismos, el programador
también valida cada uno de los módulos programados,
realiza pruebas integrales a cada modulo.

Los programadores también son responsables de la
documentación del sistema, ellos son encargados de
elaborar el manual del usuario que sirve al usuario para aprender
a manejar el nuevo sistema y el manual del sistema en donde viene
la explicación de la forma de programar los módulos
así como también todo lo concerniente a los
procedimientos empleados en la programación de cada
modulo.

FASE III. CONSTRUCCIÓN.

Se debe instalar y verificar un el equipo, capacitar a
los usuarios los cuales usaran el nuevo sistema de
información, se debe de hacer una conversión del
viejo sistema al nuevo, verificando que los usuarios no
encuentren inconvenientes en el uso del nuevo sistema, esta
conversión incluye la de archivos de formatos antiguos a
nuevos o simplemente la construcción de una base de
datos.

FASE IV. PRUEBAS.

Es necesario realizarle pruebas para saber si funciona
de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los
usuarios esperan que lo haga. Estas pruebas consisten en hacer
funcionar al sistema como si estuviera realizando sus operaciones
cotidianas para lo cual fue desarrollado se introducen entradas
de conjunto de datos para su procesamiento y después se
examinan sus salidas o resultados. Muchas veces se permite a los
usuarios finales (aquellos usuarios que usaran el sistema
constantemente) utilizar el sistema como ellos lo usarían
sin limitarlos, es decir, dejarlos en forma libre manejarlo a su
antojo para así poder detectar fallas o errores no
encontrados en el proceso de desarrollo del sistema. Es
conveniente que las pruebas sean realizadas por personas ajenas
al proyecto para que estas tengan validez, de lo contrario se
comete el error de realizar pruebas guiadas, es decir, hacer
pruebas sabiendo de antemano los resultados de estos y no obtener
resultados favorables. Es difícil hacer pruebas al sistema
y no encontrar ningún error, ya que los errores nos ayudan
a mejorar nuestros sistemas, si no tuviéramos errores
realmente no sabríamos si todo está bien o de lo
contrario que todo este mal.

FASE V. PRODUCCIÓN Y MANTENIMIENTO.

 Los sistemas de información deben
mantenerse siempre al día. En este sentido se puede decir
que la implantación es un proceso de constante
evolución.

Referencias

Llorens Fabregas, Juan. CICLO DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN. Editorial Minerva. Venezuela.

LAUDON, Kenneth y Laudon, Jane. SISTEMAS DE
INFORMACIÓN GERENCIAL. Octava Edición,
Editorial Pearson. México 2004.

McLEOD, Raymond. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL. Séptima Edición. Prentice Hall
Hispanoamericana. México 2000. 680pp.

HUERTA, Antonio Villalón. "Seguridad en Unix y
Redes". Versión 1.2 Digital – Open Publication License
v.10 o Later. 2 de Octubre de 2000. 

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_información

http://es.wikipedia.org/wiki/Analista_de_sistemas

http://www.microsoft.com/business/smb/es-es/guia_lopd/medidas_seguridad.mspx

http://www.segu-info.com.ar/logica/seguridadlogica.htm

Autor:

Elizabeth C.

UDO – Núcleo
Anzoátegui.